INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

 

Partiendo de la visión global del conjunto de intervenciones  a realizar en el ámbito de Personal profundizaremos en los aspectos de Información y Comunicación. La forma de gestionar la Información y Formación (I+C) es un reflejo único para diagnosticar el nivel que en la Organización alcanzan los llamados Recursos Humanos.

 

Por otra parte, al ser claves en el aspecto motivacional, dicen mucho del estilo de liderazgo que existe en la misma Organización.

 

 

El flujo correcto de la información es un factor importante de integración en cualquier colectivo. Las estructuras de la Organización se cohesionan o se resquebrajan, según sea el grado y la intensidad que la comunicación adquiere en su interior.

La comunicación eficaz hace que las personas se sientan importantes. Es una forma insustituible de demostrarles que se les tiene en cuenta, que son importantes. Cuando esta información es vertical y descendente debe haber correspondencia entre lo que se dice, se "comunica" y lo que se "hace". Es decir, la comunicación debe ser honesta.

La comunicación puede conseguir equipos cohesionados o su carencia o mala utilización puede convertir la Organización en una serie de compartimentos estancos, donde la gente se agrupa según el nivel de información que logra de determinadas fuentes.

El proceso de identificación de los empleados con la Organización no es automático, sino que depende de una serie de condiciones y procesos.

Los empleados tienen múltiples fuentes de información. No dependen en absoluto de lo que se dice por los canales formales de la empresa.

Lo primero que hay que conocer son las prioridades de la Dirección. En función de ellas podremos conocer qué se puede esperar, y qué se pude conseguir. También debemos conocer cuáles son las expectativas, deseos, temores e inquietudes del personal.

Toda persona tiene interés y necesidad de conocer hacia dónde va la Organización y a través de qué medios podemos conseguir los objetivos, qué se espera de nosotros y qué podemos esperar de los demás y de la empresa.

En la política de comunicación de una organización podemos decir que hay varios objetivos:

w          Generar un conocimiento y entendimiento de lo que pasa en la Organización.

w          Lograr que los responsables cumplan el papel de transmisores activos de la comunicación.

No se trata sólo de informar sobre hechos, sino de qué es lo que significan para la empresa.

 

 

 

¿Qué es la comunicación?

Podemos definir la comunicación en la Organización como "la información gradual y seleccionada que permite a los integrantes de la misma, directivos y subordinados poseer un adecuado conocimiento de cuantos temas les afectan, personal y profesionalmente, como miembros de la comunidad laboral".

 

CAUSAS Y EFECTOS DE UNA INADECUADA COMUNICACIÓN INTERNA

En muchas Organizaciones existe una actitud negativa hacia la comunicación interna, consecuencia de:

 

 

 

Los efectos negativos de una mala política de I+C pueden concretarse en los siguiente cuatro puntos:

w Falta de identificación del trabajador con la Organización.

Ello da lugar a una carencia de motivación y de participación del empleado, lo que, a su vez, origina una disminución en la productividad y una insatisfacción personal.

w Falta de especificación de funciones y cometidos.

Distorsiona las relaciones entre las distintas unidades orgánicas, causando conflictos.

w Desconocimiento de los avances y posibles mejoras.

La consecuencia directa es el desaprovechamiento del potencial humano de la Organización que , paulatinamente, va quedándose técnicamente obsoleto, lo que repercute en la calidad de los productos y servicios ofertados, y en la propia imagen de la Organización.

w Creación de un sistema informal de comunicación, debido a la ineficacia del sistema formal.

La consecuencia es el imperio del rumor, donde nada referido a la información está bajo control.

 

 

 

 

LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

 

Tipos de comunicación, según el recorrido de la información.

La comunicación descendente

 

 

Se da cuando desde los niveles jerárquicos superiores se envía información hacia los inferiores. A pesar de la aparente sencillez de este cometido, informar a los demás de lo que hacemos, para qué y por qué lo hacemos y qué esperamos que pase, hay empresas que no llegan a tener éxito en algunos de sus objetivos por ser comunicados poco eficazmente.

Muchas veces en la base de serios problemas de producción, de rentabilidad o incumplimiento de objetivos, se encuentra un problema de comunicación.

Cuando una persona no encuentra sentido a su trabajo y no se le comunica el significado de lo que hace, tarde o temprano generará un problema. Si una actividad no está orientada hacia unos objetivos claros o se pierde el punto de mira de esos objetivos por falta de información, más bien temprano que tarde irá decayendo en intensidad y acierto.

La Dirección es responsable de que la información fluya permanentemente. La ausencia de información lleva a buscarla por cualquier fuente, y dependiendo de la calidad de la información recibida pueden generarse conductas o actitudes negativas: desapego, falta de confianza en los jefes, críticas d la gestión, etc. Esta falta de información siempre genera sensación de abandono en el subordinado, y producirá desinformación y rumores.

Un cambio de actitud radical no produce un efecto inmediato, ya que la credibilidad y la coherencia hay que ganársela. Si, por ejemplo, en una negociación colectiva se entra en conflicto, no es procedente presentar informaciones sobre los resultados económicos del último ejercicio, si se han ocultado sistemáticamente.

Sin credibilidad la comunicación descendente no cumplirá su objetivo. ¿Qué hace que un mensaje sea creíble?. Si alguien no respeta los derechos ajenos, es muy poco probable que sean creídos y escuchados sus mensajes. Si ponemos como comunicadores a personas que no se han ganado el respeto, profesional y personal, de los demás, es muy posible que su mensaje no sea creíble.

Los elementos que deben ser tenidos en cuenta para mantener una credibilidad alta ante los miembros de la organización son

 

 

 

Barreras con que tropieza la comunicación descendente:

 

El estilo de dirección y de mando: Cada estilo de mando implica un estilo de comunicación. Un estilo objetivo, democrático, se moverá en estilos de comunicación más abiertos, más acordes con lo que las personas de hoy en día necesitan y esperan.

La falta de aptitudes o de formación:. Tanto en Directivos como en Mandos intermedios. El personal debe servir y ser preparado para explicar tareas, programas o cuestiones técnicas a los subordinados.

Temor a perder poder: La información es una fuente de poder, y el jefe puede sucumbir a la tentación de ocultar o manejar la información. A la larga irá perdiendo ascendencia sobre los demás y generará actitudes negativas en el equipo.

 

 

 

La comunicación descendente está ligada directamente con la ascendente. Cuando se da un mensaje en vía descendente, éste está sirviendo de estímulo para que se produzca comunicación ascendente, en forma de preguntas, dudas, opiniones, etc.

 

 

La comunicación ascendente

Son los contenidos de información que se dan cuando los grupos de niveles bajos emiten información a uno o más niveles superiores de la Organización, ya sea a través de canales formales o informales. Su función principal es acercar a los niveles de dirección a los problemas y sus posibles soluciones.

Los aspectos sobre los que puede girar son: comportamiento personal y colectivo, el desempeño, la relación con las personas del entorno, los esquemas de trabajo, los hábitos en la organización, las inquietudes, los deseos de cambio y mejora, los métodos a seguir, etc.

La comunicación ascendente puede ser el vehículo de información útil para detectar áreas de mejora en aspectos productivos, información relacionada con las motivaciones y sentimientos de los empleados, etc. Ofrece a los niveles directivos de la Empresa una oportunidad, mediante la retroalimentación, si se ha entendido el mensaje emitido.

Permite "chequear" el clima laboral y captar las inquietudes y preocupaciones del personal, cuando todavía son síntomas y no conflictos abiertos.

Hace más fácil la motivación de los colaboradores, ya que permite un mayor conocimiento y cercanía.

 

Problemas en la comunicación ascendente

Cuando nos comunicamos con personas que ocupan un lugar jerárquico superior al nuestro, tratamos de mejorar la imagen que tienen de nosotros, o del colectivo al que pertenecemos. Esto puede añadir subjetividad a la comunicación ascendente.

El estilo de mando condiciona, al igual que en la comunicación descendente, la calidad y la intensidad de la comunicación. La estructura organizativa condiciona también la comunicación. Cuanto más numerosos sean los niveles jerárquicos, más riesgo existirá de distorsión y de que los mensajes pierdan los matices a medida que saltan de unos niveles a otros.

La actitud que se mantenga hacia las comunicaciones ascendentes es de vital importancia, la creación de un ambiente favorable de comunicación y de confianza en los colaboradores es básica. La razón de que algunos Directivos no den demasiada importancia a este tipo de comunicación , parte de la idea, errónea, de que controlan todas las variables de su gestión por ellos mismos, y no necesitan opiniones e interpretaciones ajenas y menos si vienen de los colaboradores.

Suelen existir reticencias a llevar a cabo esta comunicación delante de otros compañeros o jefes, por miedo o por simple precaución. Los colaboradores han de encontrar una disposición abierta en sus jefes para escuchar lo que quieren transmitirles y sentir que, aunque la decisión que se tome, si es que es necesario tomar alguna, no sea la que ellos hubieran tomado, se han tenido en cuenta sus aportaciones.

 

 

 

Momentos de la comunicación ascendente:

Existen varios medios a través de los cuales se puede dar la comunicación ascendente.

Así en la D.P.O. (Dirección por Objetivos) se articula este tipo de comunicaciones a través de las reuniones de Evaluación de los programas para la consecución de los objetivos y del Personal. Esta entrevista permite, además de evaluar el rendimiento del personal y el grado de cercanía o alejamiento de los objetivos, captar el clima, las actitudes o las preocupaciones que no se expresan en el día a día.

Otro medio útil para encauzar la información es la encuesta de opinión, que nos puede permitir medir el clima que impera en todos los estamentos de la Organización.

Los "contactos", que hacen los directores con los subordinados, a fin de hacerse cargo de sus problemas es otro de los medios.

Las reuniones de información descendente permiten sondear la opinión de los asistentes sobre asuntos sobre los que se les acaba de informar.

Las reuniones informales permiten la toma de contacto directo y la implicación en los problemas de la base.

 

Comunicación horizontal

Es la que se da entre personas de un mismo nivel. Puede existir una comunicación entre miembros del mismo grupo y entre miembros de grupos distintos o entre línea y staff de la Organización.

Este tipo de comunicación se suele dar cuando se intenta resolver un problema sin que sea necesario acudir a estamentos superiores. Permite a las personas obtener mejoras en la organización, la producción y/o el rendimiento, además de convertirse la misma comunicación en un factor motivador.

El papel de la comunicación horizontal es doble: permite estimular una serie de dinámicas que apoyen o favorezcan el desarrollo de la estrategia de la Organización y permite crear equipo a través del conocimiento de las personas.

Es obvio que la personalidad de las personas afectadas va a ser fundamental en los resultados del grupo. La barrera del lenguaje puede afectar a la comunicación horizontal, en particular cuando el contacto es entre departamentos, áreas o equipos de trabajo que utilicen argot o tecnicismos propios de su especialidad.

 

 

CANALES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

 

Una vez definido el plan de Información y Comunicación, el siguiente paso será establecer los canales que se consideran más interesantes según los objetivos de la Organización, los medios más habituales a través de los que fluye la comunicación interna, son: Reuniones, Informes, Notas internas, Boletines de empresa, Correo electrónico.

 

Comunicados internos

La nota interna es un signo de poder en el interior de la Organización, es descendente. Un director emite una nota para su personal y esta misma nota refuerza la idea de un cierto poder, manifiesta autoridad, no solamente moral sino legal y jurídica.

Muchas veces es recibida con una resistencia al cambio. La transmisión de un mensaje mediante una nota interna no contempla el feed-back, lo que no permite conocer qué o cómo ha captado el receptor el mensaje.

Muchas notas internas no pueden aplicarse al no ser comprensibles. Es necesario que cualquier nota que se emita tenga en cuenta el nivel de los destinatarios, con el fin de que pueda ser entendida y puesta en práctica sin necesidad de aclaraciones.

La circulación de una nota debe ser rápida de acuerdo a su fecha de emisión, tal como consta en la fecha concreta y no cuando se distribuye. En la actualidad el Correo electrónico o E-mail, puede substituir ventajosamente las tradicionales notas internas, democratizando, en parte la modaliodad.

 

Boletines o Periódicos de Empresa

Pretenden los siguientes objetivos

w          Informar a los empleados y trabajadores sobre las medidas tomadas en la Organización y el desarrollo de las mismas.

w          Establecer lazos de comprensión y eliminar los malos entendidos entre empresa y empleados.

w          Luchar contra los rumores.

w          Reforzar el sentido de la interdependencia entre todos los departamentos de la empresa, eliminando los compartimentos estancos.

w          Poner barreras a la propaganda exterior tendenciosa y/o errónea.

w          Mejorar la participación de los trabajadores.

w          Reforzar el prestigio de la empresa en el entorno social.

w          Establecer relaciones de la Organización con los medios de comunicación social.

w          Elevar el prestigio de la Organización en las familias de los trabajadores.

 

 

APLICACIÓN