Trabajo para la asigantura de Gestión y recuperación de la Información del Diploma de Documentación y Gestión del Patrimonio, Universidad de Deusto. Elaborado por Mª Francisca Iturriaga, Mª Carmen González y Javier Franco.
La documentación es el proceso de reunir documentos sobre un tema determinado y el tratamiento de estos documentos para su difusión precisa, exhaustiva e inmediata. El proceso incluye la recolección, organización, recuperación, almacenamiento e interpretación de la información.
Recibe el nombre de tecnología de la información el concepto de como aplicar tecnologías a la generación, almacenamiento, tratamiento, recuperación y difusión de la información. El ordenador o la computadora ha revolucionado el ámbito de la información y documentación científicas, especialmente en la creación de bases de datos accesibles, rápida, eficiente e interactivamente desde cualquier punto del mundo. La importancia de la informática aplicada a la Documentación es tal que ha creado una nueva disciplina documental denominada Teledocumentación o acceso online a las bases de datos. Donde se han producido adelantos es en el campo de las comunicaciones digitales. Hasta hace poco predominó la forma analógica en las tecnologias de la comunicación . La comunicación digital transmite mensajes como series codificadas de señales discretas . Por tanto, debido a que solo es necesario detectar la presencia o ausencia de señales, las formas digitales de comunicación resultan mucho más fiables y exactas que la comunicación analógica.
La información científica contenida en un documento, que permite memorizarse y leerse a través de un ordenador y considerada como entidad lógica, única, completa e independiente, recibe el nombre de información bibliográfica. Por el contrario, aquella información directamente utilizable suele denominarse información no bibliográfica, factual o, en algunos casos, de referencia, ya que no es necesario, como en el caso de las citas bibliográficas, recurrir al documento indicado para completar la información.
Desde el punto de vista de Nuria Amat reflejado en su obra "Documentación Científica, Nuevas Tecnologías", la información bibliográfica puede dividirse en dos tipos claros: documentos primarios y documentos secundarios, y un tercero, menos importante, denominado literatura de referencia.
Documentos primarios: Son los documentos transmisores de información original que se encuentran al alcance de un público generalizado. Suelen recibir también el nombre de literatura primaria.
Estos documentos, según la experiencia de centros documentales, pueden tener distintas formas, y por lo tanto, distintos tipos bibliográficos: publicaciones en serie; libros y capítulos de libros; informes científicos y técnicos; actas de congresos; tesis; patentes; normas; traducciones; y literatura gris.
Documentos secundarios: Son aquellas publicaciones que contienen los datos y la información referentes a los documentos primarios. Se presentan en forma de inventarios o resumenes de publicaciones primarias. Pueden ser de diferentes tipos: boletínes de resumenes o abstracts; boletínes bibliográficos; boletínes de índices; boletínes de sumarios; catálogos de bibliotecas; y catálogos colectivos.
Literatura de referencia: Se pueden considerar como documentos primarios en el sentido de que el material del autor o compilador se publica completo, pero son utilizados como documentos secundarios porque difunden y proporcionan literatura primaria. Las obras de referencia realizan una función de asistencia personal y directa a los usuarios que se dirigen a una biblioteca o centro de documentación no a buscar unos documentos en concreto, sino a solicitar ayuda para documentarse, muchas veces sin conocer demasiado bien los límites de su consulta, o a informarse sobre datos concretos.
Por tanto, la literatura de referencia son obras impresas o bien bases de datos: de consulta continua y constante; de utilización frecuente; que propocionan datos concretos; de orientación; de referencias bibliográficas; de consulta fácil; de declaraciones y definición de ideas; y de actualización.
Las obras de referencia se clasifican en: obras de conjunto: diccionarios, lexicos, etc.; obras particulares: monografías, manuales, actas de congreso, etc.; obras de carácter periódico: anuarios, repertorios, etc.; documentos gráficos: mapas, dibujos, etc.
Selección es el acto de elegir los documentos que una unidad de información desea recibir. Siguiendo los criterios que se refieren a la naturaleza de los documentos, sugerencias de adquisición, evaluación de las necesidades de los usuarios y verificándose material e intelectualmente, contando con la colaboración de usuarios y documentalistas.
Adquisición, es la tarea administrativa que requiere método y buena organización. La política de adquisiciones debe estar prefijada para normalizar las sucesivas elecciones. Los factores a considerar en la tarea mencionada son: El presupuesto, la especilidad del centro, sus objetivos y prioridades, naturaleza de la unidad de información y relaciones con otras unidades.
Las formas más habituales de adquisición son: Compra, intercambio y donación.
El procedimiento a seguir se desglosa en distintas etapas: Verificación de las necesidades del centro, cumplimentación de formularios de petición, creación de ficheros de control y recepción de los documentos.
b) Tratamiento Intelectual
Esta fase abarca dos aspectos: DESCRIPCION BIBLIOGRAFICA Y DESCRIPCION DE CONTENIDO.
Indización Dentro de la descripción del contenido es una de las operaciones más importantes.
Consiste en extraer de cada documento una o varias nociones que expresen condensadamente el contenido total del documento. Estas nociones se expresan según el lenguaje documental, el cual permitirá el tratamiento correcto del documento, su ordenación y su búsqueda.
El lenguaje de indización es el conjunto de los índices (palabras, materias y nociones) que sirven para registrar, buscar, anotar y traducir los conceptos del documento.
Las operaciones del documento consisten en asignar a cada documento unas palabras que hagan referencia al asunto que trata, con vistas a su ordenación y búsqueda.
Las operaciones de indización permiten: buscar y encontrar la información tratada, elaborar índices de documentos, clasificar los documentos en ficheros y atender las solicitudes documentales.
Las palabras utilizadas en la operación de indización que hace referencia del asunto del que trata un documento se presentan a modo de listas. Estas listas forman un lenguaje documental que pueden ser de diferentes tipos: lenguajes libres: Lista de palabras clave (Están construídas por una colección de las palabras significativas, no vacías, extraídas de forma automática por el ordenador, a partir del título, resumen o texto); Lista de descriptores libres (están constituídas por una colección de conceptos destacados, por un proceso intelectual, a partir de los documentos registrados; esos conceptos son expresados por palabras o expresiones extraídas de los documentos.)
Lenguajes controlados: Listas de autoridades (están construidas por una colección de conceptos destinados a representar el contenido de los documentos. Estos conceptos son expresados por palabras o expresiones extraídas de una lista establecida a priori, y sólo sus términos pueden ser utilizados) Thesaurus de descriptores (son listas estructuradas semánticamente con equivalencia de jerarquía y de asociación)
Lenguajes codificados: se utilizan por los sistemas de clasificación o para facilitar la localización de los descriptores dentro de una representación gráfica o clasificación del Thesaurus.
En la actualidad la Universidad de Deusto cuenta con los siguientes centros: Centro de Documentación de Estudios de Ocio, Centro de Documentación del Instituto de Estudios Vascos, Centro de Documentación Europea
Como se aprecia en esta disertación sobre Centros de Documentación de la Universidad de Deusto, los fines de un centro se basan en la recogida, tratamiento y recuperación documentada de la información. Es un servicio que en la actualidad mantiene un debate interno sobre su denominación, apostando por el nombre de "Unidad de Información", en lugar de centros de documentación. Las Unidades de Información cubren las necesidades del usuario difundiendo documentos e informaciones; es una tarea por tanto doble que se ocupa de tratar sistemáticamente los documentos y sistematizar los datos solicitados por el usuario. Los centros de documentación deben atender las necesidades planteados por el usuario al que sirve. Un centro de documentación no tiene porque guardar los documentos una vez satisfechas las consultas, sino saber donde recuperalos o encontrarlos en un momento concreto.
Los Centros de Documentación analizados se ubican en un complejo universitario, siendo sus usuarios potenciales estudiantes e investigadores, aunque no faltan las consultas externas. Por ello, la información en soporte electrónico ha ido adquiriendo día a día un protagonismo necesario, teniendo en la actualidad acceso on-line a las bases de datos más importantes. A pesar de convivir juntos en el mismo edificio, se constata una evidente de falta de cooperación entre ellos de cara a optimizar resultados y recursos.
Si hubiese una carencia reseñable y común a estos tres centros que nos ocupan, esta sería sin duda la evidente ignorancia sobre las posibilidades que ofertan en los ambientes estudiantiles de la Universidad, en comparación con los servicios bibliotecarios. Tal vez esto se deba a una insuficiente divulgación, provocando una infrautilización de las capacidades citadas, originando que no sean considerados de tanto interés respecto a otros servicios universitarios, mermando su capacidad operativa y presupuestaria necesaria para ejecutar sus necesidades y potenciar las utilidades al usuario.